Тренды по организации мероприятий в условиях неопределенности: большое резюме онлайн-конференции «ИПИ Лаб», прошедшей 14 апреля

Подводим итоги онлайн-конференции для организаторов событий и event-агентств. В качестве спикеров мы пригласили активных игроков рынка с релевантным опытом и стремлением влиять на индустрию. Эксперты поделились практичными идеями, как не только продолжать работу в текущих, на первый взгляд, мало оптимистичных условиях, но и искать новые пути развития, при этом осознанно снижая косты. Cпойлер: это не сокращение персонала и количества проектов или закупка дешевых материалов.

“Мы воодушевлены выступлениями наших гостей. Стало понятно, что представители индустрии не сидят в шоке, не прячут голову в песок, несмотря на практически каждый день возникающие ограничения, а ищут новые возможности, тестируют идеи и на практике убеждаются, что нам под силу многие вызовы. На наш взгляд, крайне важно поделиться этим вдохновляющим посылом и полезными кейсами со всеми участниками рынка,” - рассказывает руководитель проекта Make.Events Алексей Карпов.

- топ-3 решения, которые, на наш взгляд стоит взять на заметку всем представителям событийной индустрии

- тезисы выступлений спикеров

- ответы на вопросы, прозвучавшие в рамках блока “Вопрос-ответ”

Волонтерская деятельность активно развивается последние два года - потребность проявлять себя и вносить вклад в общественную и социальную жизнь общества нашла свой отклик в период пандемии. В 2022 году полученный опыт можно развернуть в том числе в сторону бизнеса. Волонтеры получают опыт, связи и возможность дальнейшего трудоустройства, бизнес - серьезные ресурсы в виде готовых волонтерских структур с руководителями. Привлекайте волонтеров, как на небольшие, так и крупные проекты.

Новый вид партнерства для компаний, уверенно чувствующих себя на рынке - объединение с конкурентами для создания новых продуктов, в частности, направленных на государственный сектор, а также обмена идеями, контактами и практическим опытом взаимодействия с конкретными поставщиками и подрядчиками (большинство компаний готовы тестировать новые изделия или услуги).

“Сейчас мы остаемся без больших бюджетов корпораций, которые обычно поддерживали отрасль. И появление новых продуктов в таких условиях лишь подтверждает, что стагнации не будет - профессионалы обязательно найдут выход”, - комментирует подход руководитель проекта Make.Events Алексей Карпов.

Часть компаний на рынке отказываются от офисов и переходят в проектный режим работы - привлечение сотрудников на ограниченный период времени от проекта к проекту. Коллектив совместно с руководством брейнстормит, чтобы понять, как еще компания может заработать - это и выход на новые рынки, и генерация новых продуктов и контента. Главный посыл всех этих действий: не выживание, а развитие. Силами единой сплоченной команды.

- Страна находится под санкциями более 30 лет, тем не менее в стране есть все - марки, бренды. На самых пиках санкционного давления средняя зарплата менеджера при пересчете на доллары - выше, чем на данный момент в Санкт-Петербурге.

- Компании работают с крупными госкомпаниями, на частном рынке выжить достаточно сложно.

- Все госконтракты осуществляются в местной валюте, валюта девальвируется, в стоимость контракта закладывается большая цена для создания подушки безопасности.

- Финансовые риски рекомендуется расшивать не через страны постсоветского пространства, а через Турцию или Дубай, логистику - через Турцию.

- Бизнес в Иране не хранит деньги в локальной валюте/банках, только в кэше или товаре.

- В выигрыше те, кто окажется в первых рядах и настроит “параллельный импорт”.

- С момента возникновения санкций активная и агрессивная вовлеченность наблюдается со стороны Китая, однако рекомендация - не использовать китайцев как стратегических партнеров (были случаи демпинга).

- Для оплаты инфраструктуры за границей можно открыть счет в Казахстане, рекомендация - пользоваться счетом только для операционных расходов, а не для хранения средств (могут быть заморожены).

- 4 основных направления, на которых сфокусировались: клиенты, поставщики, проекты, сотрудники.

- Клиенты:

1) подготовка и рассылка по всей клиентской базе еженедельных информационных дайджестов с информацией об изменениях в налоговых законодательствах, введенных санкциях для снижения уровня неопределенности,

2) бесплатная поддержка постоянных бюджетообразующих клиентов в части креатива (без привлечения производств).

- Подрядчики:

1) организация регулярных встреч по направлениям - “техника”, производство, кейтеринг, персонал - для генерирования новых продуктов, решений и идей, которые раньше казались нереальными,

2) инициирование взаимодействия подрядчиков, содействие новым контактам: “Женим” подрядчиков, например, декоратора с производственником, производственника с режиссером”,

3) взаимодействие с локальными брендами, например, с местным производственником - клюквой, орехами,

4) введение прозрачного ценообразования для понятного контроля за повышением стоимости - используются более расшитые сметы по статьям расходов (например, себестоимость, логистика, производство и тд.). В случае если одна из статей меняется, понятно, за счет чего именно повышается общая стоимость.

- Проекты: использование экоресурсов на площадках, повторное использование готовых материалов (например, фотозон)

- Сотрудники: ключевая задача - сохранить квалифицированные кадры. Для этого создали общую базу фриланса, креаторов, сотрудников агентств для привлечения на проектные работы и зарабатывания живых денег (берем на проект чужих сотрудников, делимся своими).

- Согласно проведенному опросу в отрасли более 250 агентств отменили, перенесли мероприятий более, чем на 3 млрд рублей. Цифру можно смело умножать на 10-15, так как агентств на рынке сильно больше заявленных 250.

- В последние годы есть ряд послаблений со стороны госзаказчиков, например, критерий “опыт” (заключение не менее 200 договоров одинаковой направленности) теперь не является обязательным. - Изменились условия оплаты: теперь возможна предоплата, постоплата - 7-9 дней, то есть речь идет о довольно быстрых деньгах.

- Требуется понимание специфики работы электронных площадок.

- Поиск заказчиков через отраслевые выставки и личные выступления на мероприятиях.

- Важно переориентироваться на новые реалии: как раньше не будет.

- Объединяйтесь с компаниями, имеющих опыт взаимодействия с госзаказчиками для формирования более комплексных предложений.

- Диверсифицируйте бизнес, добавляйте новые компетенции.

- Запрос на проведение мероприятий остается на уровне госструктур - обращайтесь в в Торгово-промышленные палаты, Фонды поддержки предпринимательства.

- Объясняйте, зачем нужны тимбилдинги: банально снять стресс и сохранить персонал.

- Развивающееся направление в event - геймификация, посмотрите в эту сторону.

- Интегрируйтесь с клиентами, продавайте друг друга.

- Оптимизируйте затраты, используйте современные инструменты с целью максимизации эффективности и результативности действий.

- Организуйте кофе-брейки - дайте людям общения (в пандемию все соскучились по живому общению!). Кофе-брейк стоит дешевле, чем крутая активность, но чаще дает гораздо лучшие результаты.

- Цены на многие составляющие выросли, себестоимость мероприятий, особенно оффлайн, растет. Это обусловлено тем, что оборудование, материалы привозились из-за рубежа, а сейчас все очень сложно с логистикой.

- Одна из часто встречаемых издержек в событийной индустрии - совершение одних и тех же рутинных операций при оформлении и создании мероприятия. Сотрудникам приходится каждый раз создавать сметы, планы мероприятий, оформлять лендинги, часто задачи даже не фиксируются. Решение от платформы Make.Events - создание повторного мероприятие в 3 клика. Организатор получает уже готовый лендинг, чек-листы, сметы, категории билетов, анкеты участников и т.д. Как результат - снижение затрат временных ресурсов на создание мероприятие как минимум в 2 раза.

- Для сохранения статьи “маркетинг” Make.Events предлагает встроенные инструменты для формирования лояльных сообществ, проведение активностей (конкурсы, опросы и т.д.), а также бесплатной встроенной рассылки уведомлений. Как результат - сокращение маркетинговых расходов на ретаргетинг на 20-50%.

- Ещё одна из проблем рынка - отсутствие цифровизации и автоматизации процессов. Многие компании, судя по нашим опросам, до сих пор работают в Microsoft Excel или вообще в блокнотах и ежедневниках. Платформа Make.Events предоставляет инструменты для категоризации ролей сотрудников, отслеживания исполнения задач командой, создания чек-листов, сбора аналитики (оперативный мониторинг продажи билетов, активность участников) и др. Как результат - сокращение затрат на ФОТ на 20-30% за счет автоматизации и контроля исполнения задач.

- Формирование коллектива. Набираем только мультиинструменталистов. В компании нет деления на проджекта, аккаунта, нет отдела продаж, офис-менеджера, технического директора и других функций - задачи выполняют сотрудники компании с учетом финансовой мотивации. Вкладывайтесь в обучение персонала и наращивание компетенций.

- Рациональное использование офиса. Отказывайтесь от части офиса, сдавайте его в аренду, просите арендные каникулы у арендодателя. Сейчас офис N:OW представляет собой коворкинг - сотрудники, приходящие в офис, занимают свободные места и убирают их по окончании рабочего дня.

- Шеринг ресурсов. Экономим на фрилансерах, складываем компетенции с партнерами, предлагаем более полные решения клиентам. При запуске кросс-промо априори продаем и продукты партнеров.

- Цифровизация. Появилась необходимость внедрения современных инструментов для оптимизации временных затрат сотрудников и осуществления контроля за их результатами. Введение электронного документооборота позволило сократить затраты на бумагу и курьерские службы. Переход на онлайн редакторы (google doc) - возможность коллегам работать параллельно.

- Повышение мотивации на снижение издержек - будьте на связи с сотрудниками, давайте возможность предлагать инициативы.

- Непрерывное снижение рисков. Оцениваем риски каждого тендера, не участвует в открытых тендерах, обязательно организуем личную встречу с клиентом. Известно, что непрерывные проигрыши влияют на мотивацию.

- Диверсификация клиентов, особенно если есть один якорный клиент или клиенты из одной отрасли.

- Улучшение качества поставок - используем рейтинги подрядчиков, фриланса.

- Кредитование партнерских историй. Требуйте клиентского подхода - торгуйтесь, работайте, защищайте права, просите предоплаты, вносите кредиторвание в смету.

- Профилактика, а не исправление проблем!

- Продажа ресурсов. Подумайте, что можно продавать: место на складе за хранение вещей, реквизита и др. Рациональное использование ресурсов, экономия бумаги, места на складе и тд.

- Главное отличие от пандемии - ранее экономика хотела расти, а ее останавливали, сейчас экономика хочет падать, но ее поддерживают.

- Определить, какой будет рынок и какие компетенции будет интересны в ближайшем будущем, пока невозможно. А задержать дыхание и переждать, пока “наплывает” - не выход.

- Еще до пандемии перед компанией стоял вопрос в предоставлении стабильности сервиса и производства проектов при условии тиражирования и масштабирования, в формировании технологии, а не хранении знаний отдельными сотрудниками. Накопился объем знаний - по проектам, приемам, документам. Данные оцифровали, оформили и разложили буквально до состояния франшизы с использованием современных цифровых платформ.

- Пандемия научила быть гибкими, адаптировала к резко изменяющемуся контексту. Сейчас повестка иная, кардинально отличается от 2020 года.

- В новом политическом контексте многие компании поставили на паузу мероприятия (не все готовы проводить тимблидинги).

- Емкость отрасли уменьшилась, многие зарубежные компании вышли с рынка, а количество агентств осталось.

- Event-агентства могут обратить внимание на HR, внутриком.

- Ранее использовали стандартные инструменты для повышения счастья сотрудников - ДМС, такси, спорт. В 2020 году предложили новый продукт для одного из клиентов - bodymindsoul, “гедоностическую адаптацию к плюшкам” - в рамках продукта прокачивали мозг, тело и дух сотрудников. Результат - адаптировали сотрудников к нестабильной ситуации на рынке, в компании появилась позиция wellbeing manager.

- Сейчас кейс адаптирован, на основе него создали коробочное решение для других брендов, включая доступ к различным спикерам и лидерам мнений.

Поддержка мебельной отрасли рядом ресурсов:

- базой знаний из различных материалов, в том числе инструкций к действию (ссылки на кейсы, описание сценариев развития событий в экономике)

- модерированием телеграм-чата с топ-менеджерами и владельцами компаний с закрепленными правилами (удаление за неактивность, наличие платной подписки для “читающих”, но не участвующих в деятельности канала; правила работают и позволяют генерить классные идеи)

- еженедельной рассылкой новостей по рынку, включая данные/статистику от ряда партнеров для понимания, что ждет отрасль

организацией сессий и круглых столов для обсуждения проблем отрасли

- Концентрируемся на том, как можно найти дополнительные ресурсы для заработка исходя из того, что уже есть внутри компании.

- Отталкиваемся от своих болей - в определенный период важно было сохранить системность при росте бизнеса.

- Пришли к автоматизации, чтобы облегчить работу и сделать так, чтобы не пришлось повторять то, что надо повторять (новым сотрудникам, в частности).

- Автоматизация через интегрирование бизнес-процессов в CRM. Как результат - масштабирование бизнеса без увеличения штата, продажа новой услуги - финансовой и юридической поддержки - за счет налаженности и прозрачности процессов.

- Фонд работает в режиме проектного офиса, штат набирается под конкретные задачи/проект из реестра проверенных фрилансеров. Есть сетка мероприятий на год - понятна необходимость в ресурсах на проектной основе как для фонда, так и для “регулярных” сотрудников от проекта к проекту.

- Под конкретный проект нарезаются задачи.

- По завершении каждого проекта каждый сотрудник оставляет цифровой след - поэтапное описание всех задач, выводов и рекомендаций.

- Подход Алины - максимальное обезличивание проекта. Так, есть общая почта, шаблоны писем. Выстроены отношения с партнерами - программными, организационными и др. Таким образом, проекты на завязаны на конкретных сотрудников.

- Регулярно режутся косты и автоматизируется все, что можно.

- Все инструкции, скрипты и пр. хранятся в электронном формате на базе современных инструментов.

- Привлечение волонтерского труда, взаимодействие с вузами - студенты с горящими глазами часто выдают нестандартные решения и закрывают множество мелких операционных задач.

- Спросом пользуются небольшие мероприятия (до 50 человек) с узкой локальной тематикой, для узкоотраслевых сегментов.

- Формат мероприятий - гибридный (к этому формату приучила пандемия).

- Ключевой фактор успеха современных мероприятий - контент и приглашенные гости и спикеры. Важно давать качественный практичный контент, а также время для нетворкинга.

1. Как зайти в Торгово-промышленную палату и начать сотрудничество?

Елена Владимировна Дюкарева: Необходимо вступить в члены палаты. Для этого: заполнить анкету, выбрав сферу деятельности (в палате общение происходит по отраслевому признаку), подписать, отправить документ на электронную почту, оплатить счет и получить членский билет. Далее становятся доступны рассылка на анонс мероприятий и участие в них, пакет для новых участников, скидка на коммерческие услуги ТПП.

2. Как клиенты реагируют на дайджест? Не раздражает ли это их как лишний спам? Есть какая-то обратная связь?

Мария Абдрахимова: Мы рассылаем дайджесты для наших клиентов с 2020 года. Это итоги нашего сотрудничества за месяц и полезный материал: изменения законодательства и меры поддержки отраслей, заметные кейсы в индустрии маркетинга и event, календарь мероприятий отрасли, наши авторские публикации на профессиональных порталах и статьи стейкхолдеров отрасли.

Персонализированный контент - то, что интересно клиентам - не раздражает. Наоборот, это воспринимается как “заботинг”. Мы, как ивент-агентство, видим свою ценность не только в нашей работе - организации мероприятий для клиентов, но и в некой просветительской деятельности. В агентстве концентрируется экспертиза по маркетингу, ивентам, креативу. Мы работаем с разными отраслями бизнеса, ловим обратную связь и тренды на стыке этих отраслей. Мы - участники профессиональных ассоциаций и получаем GR-новости от правительственных структур. Так почему бы не делиться этой экспертизой с клиентами?

3. Хотелось бы узнать подробнее, о какой базе фрилансеров для ивент-индустрии говорил один из спикеров. Поделитесь, пожалуйста, информацией.

Мария Абдрахимова: Для креативных профессионалов Be Brand создал проект bebrandfreelance. Его цель - напрямую связать заказчиков тактических задач с проверенными профессионалами!

Мы сделали этот канал из двух соображений: 1. Не всегда агентству выгодно брать единичные задачи (например, нарисовать баннер, написать текст рассылки, сверстать сайт). Проще посоветовать прямого исполнителя. 2. Профессионалам отрасли: креаторам, дизайнерам, ивентерам нужна работа. Им нужна возможность зарабатывать и развиваться в отрасли, чтобы остаться в профессии, а не уйти в более стабильные направления, например ритейл или производство. Сейчас на фоне спада проектов такая поддержка особенно необходима.

Механика простая: если вы ивент или маркетинговое агентство, и вам нужны фрилансеры на отдельные задачи проекта, в канале вы найдете и выберете фрилансеров. Если вы фрилансер, вы сможете откликаться на заявки и зарабатывать на исполнении. Регистрируйтесь через бота в Телеграм @bebrandfreelance_bot и работайте вместе.

4. Есть ли альтернативы Google doc, доступ к которому, возможно, будет закрыт?

Сергей Александров: Яндекс.документы. Google doc предлагает опция формирования архива и скачивания на локальный диск, далее все данные легко импортируются в Яндекс.документы.

5. Как практически и юридически осуществить шеринг сотрудников?

Анна Демидова: Юридически вы можете:

- оформить сотрудника на 50 процентов ставки в два юр.лица

- платить часть ставки перечисляя за услуги предоставления персонала на юр.лицо вашим партнерам

- платить часть ставки на ИП или счет самозанятого, если таковые имеются у сотрудника

- не оформлять это никак юридически, если у вас хорошие взаимоотношения с вашими партнерами, и просто следить за равным распределением ресурсов между вами.

Спасибо, что дочитали :) Подписывайтесь на сообщество организаторов мероприятий, чтобы быть в курсе трендов и налаживать нетворкинг с экспертами.

Наши контакты для связи:

+7 965 208 5505

a.karpov@ipe-lab.com

Telegramm: @make_events