Тренды по организации мероприятий в условиях неопределенности: большое резюме онлайн-конференции «ИПИ Лаб», прошедшей 14 апреля
“Мы воодушевлены выступлениями наших гостей. Стало понятно, что представители индустрии не сидят в шоке, не прячут голову в песок, несмотря на практически каждый день возникающие ограничения, а ищут новые возможности, тестируют идеи и на практике убеждаются, что нам под силу многие вызовы. На наш взгляд, крайне важно поделиться этим вдохновляющим посылом и полезными кейсами со всеми участниками рынка,” - рассказывает руководитель проекта Make.Events Алексей Карпов.
Структура материала:
- тезисы выступлений спикеров
- ответы на вопросы, прозвучавшие в рамках блока “Вопрос-ответ”
Топ-3 решения, которые, на наш взгляд стоит взять на заметку всем представителям сферы событийной индустрии
Привлечение волонтерских групп для реализации проектов - небольших и крупных
Партнерство и коллаборации с конкурентами
Новый вид партнерства для компаний, уверенно чувствующих себя на рынке - объединение с конкурентами для создания новых продуктов, в частности, направленных на государственный сектор, а также обмена идеями, контактами и практическим опытом взаимодействия с конкретными поставщиками и подрядчиками (большинство компаний готовы тестировать новые изделия или услуги).
“Сейчас мы остаемся без больших бюджетов корпораций, которые обычно поддерживали отрасль. И появление новых продуктов в таких условиях лишь подтверждает, что стагнации не будет - профессионалы обязательно найдут выход”, - комментирует подход руководитель проекта Make.Events Алексей Карпов.
Переход на новый формат отношений с сотрудниками - трудовой коллектив
Тезисы выступлений спикеров
Как живет Иран под санкциями. Эксперт - Алекс Миллер, CEO Spinoff.com, Sankzii.com
- Компании работают с крупными госкомпаниями, на частном рынке выжить достаточно сложно.
- Все госконтракты осуществляются в местной валюте, валюта девальвируется, в стоимость контракта закладывается большая цена для создания подушки безопасности.
- Финансовые риски рекомендуется расшивать не через страны постсоветского пространства, а через Турцию или Дубай, логистику - через Турцию.
- Бизнес в Иране не хранит деньги в локальной валюте/банках, только в кэше или товаре.
- В выигрыше те, кто окажется в первых рядах и настроит “параллельный импорт”.
- С момента возникновения санкций активная и агрессивная вовлеченность наблюдается со стороны Китая, однако рекомендация - не использовать китайцев как стратегических партнеров (были случаи демпинга).
- Для оплаты инфраструктуры за границей можно открыть счет в Казахстане, рекомендация - пользоваться счетом только для операционных расходов, а не для хранения средств (могут быть заморожены).
Вызовы в условиях турбулентности. Эксперт - Мария Абдрахимова, исп. директор Be Brand Advent
- Клиенты:
1) подготовка и рассылка по всей клиентской базе еженедельных информационных дайджестов с информацией об изменениях в налоговых законодательствах, введенных санкциях для снижения уровня неопределенности,
2) бесплатная поддержка постоянных бюджетообразующих клиентов в части креатива (без привлечения производств).
- Подрядчики:
1) организация регулярных встреч по направлениям - “техника”, производство, кейтеринг, персонал - для генерирования новых продуктов, решений и идей, которые раньше казались нереальными,
2) инициирование взаимодействия подрядчиков, содействие новым контактам: “Женим” подрядчиков, например, декоратора с производственником, производственника с режиссером”,
3) взаимодействие с локальными брендами, например, с местным производственником - клюквой, орехами,
4) введение прозрачного ценообразования для понятного контроля за повышением стоимости - используются более расшитые сметы по статьям расходов (например, себестоимость, логистика, производство и тд.). В случае если одна из статей меняется, понятно, за счет чего именно повышается общая стоимость.
- Проекты: использование экоресурсов на площадках, повторное использование готовых материалов (например, фотозон)
- Сотрудники: ключевая задача - сохранить квалифицированные кадры. Для этого создали общую базу фриланса, креаторов, сотрудников агентств для привлечения на проектные работы и зарабатывания живых денег (берем на проект чужих сотрудников, делимся своими).
Взаимодействие с госзаказчиками. Эксперт - Иван Поляков, руководитель комитета по взаимодействию с органами государственной власти и общественными объединениями НАОМ
- В последние годы есть ряд послаблений со стороны госзаказчиков, например, критерий “опыт” (заключение не менее 200 договоров одинаковой направленности) теперь не является обязательным. - Изменились условия оплаты: теперь возможна предоплата, постоплата - 7-9 дней, то есть речь идет о довольно быстрых деньгах.
- Требуется понимание специфики работы электронных площадок.
- Поиск заказчиков через отраслевые выставки и личные выступления на мероприятиях.
- Важно переориентироваться на новые реалии: как раньше не будет.
- Объединяйтесь с компаниями, имеющих опыт взаимодействия с госзаказчиками для формирования более комплексных предложений.
- Диверсифицируйте бизнес, добавляйте новые компетенции.
С какими вызовами столкнется ивент-индустрия. Эксперт - Елена Пономарева, основатель консалтингового агентства “Лаборатория трендов”, к.э.н., член Гильдии Маркетологов, председатель комитета по маркетингу и стратегическому развитию ЛОТПП
- Объясняйте, зачем нужны тимбилдинги: банально снять стресс и сохранить персонал.
- Развивающееся направление в event - геймификация, посмотрите в эту сторону.
- Интегрируйтесь с клиентами, продавайте друг друга.
- Оптимизируйте затраты, используйте современные инструменты с целью максимизации эффективности и результативности действий.
- Организуйте кофе-брейки - дайте людям общения (в пандемию все соскучились по живому общению!). Кофе-брейк стоит дешевле, чем крутая активность, но чаще дает гораздо лучшие результаты.
Тренды 2022: снижаем издержки. Эксперт - Дарья Смирнова, директор по стратегическому маркетингу и коммуникациям “ИПИ Лаб”
- Одна из часто встречаемых издержек в событийной индустрии - совершение одних и тех же рутинных операций при оформлении и создании мероприятия. Сотрудникам приходится каждый раз создавать сметы, планы мероприятий, оформлять лендинги, часто задачи даже не фиксируются. Решение от платформы Make.Events - создание повторного мероприятие в 3 клика. Организатор получает уже готовый лендинг, чек-листы, сметы, категории билетов, анкеты участников и т.д. Как результат - снижение затрат временных ресурсов на создание мероприятие как минимум в 2 раза.
- Для сохранения статьи “маркетинг” Make.Events предлагает встроенные инструменты для формирования лояльных сообществ, проведение активностей (конкурсы, опросы и т.д.), а также бесплатной встроенной рассылки уведомлений. Как результат - сокращение маркетинговых расходов на ретаргетинг на 20-50%.
- Ещё одна из проблем рынка - отсутствие цифровизации и автоматизации процессов. Многие компании, судя по нашим опросам, до сих пор работают в Microsoft Excel или вообще в блокнотах и ежедневниках. Платформа Make.Events предоставляет инструменты для категоризации ролей сотрудников, отслеживания исполнения задач командой, создания чек-листов, сбора аналитики (оперативный мониторинг продажи билетов, активность участников) и др. Как результат - сокращение затрат на ФОТ на 20-30% за счет автоматизации и контроля исполнения задач.
Cнижение издержек на примере агентства N:OW. Эксперт - Анна Демидова, коммерческий директор агентства N:OW
- Рациональное использование офиса. Отказывайтесь от части офиса, сдавайте его в аренду, просите арендные каникулы у арендодателя. Сейчас офис N:OW представляет собой коворкинг - сотрудники, приходящие в офис, занимают свободные места и убирают их по окончании рабочего дня.
- Шеринг ресурсов. Экономим на фрилансерах, складываем компетенции с партнерами, предлагаем более полные решения клиентам. При запуске кросс-промо априори продаем и продукты партнеров.
- Цифровизация. Появилась необходимость внедрения современных инструментов для оптимизации временных затрат сотрудников и осуществления контроля за их результатами. Введение электронного документооборота позволило сократить затраты на бумагу и курьерские службы. Переход на онлайн редакторы (google doc) - возможность коллегам работать параллельно.
- Повышение мотивации на снижение издержек - будьте на связи с сотрудниками, давайте возможность предлагать инициативы.
- Непрерывное снижение рисков. Оцениваем риски каждого тендера, не участвует в открытых тендерах, обязательно организуем личную встречу с клиентом. Известно, что непрерывные проигрыши влияют на мотивацию.
- Диверсификация клиентов, особенно если есть один якорный клиент или клиенты из одной отрасли.
- Улучшение качества поставок - используем рейтинги подрядчиков, фриланса.
- Кредитование партнерских историй. Требуйте клиентского подхода - торгуйтесь, работайте, защищайте права, просите предоплаты, вносите кредиторвание в смету.
- Профилактика, а не исправление проблем!
- Продажа ресурсов. Подумайте, что можно продавать: место на складе за хранение вещей, реквизита и др. Рациональное использование ресурсов, экономия бумаги, места на складе и тд.
Снижение издержек. Эксперт - Антон Зима, генеральный директор event-агентства Advanza копилка цифровизации
- Определить, какой будет рынок и какие компетенции будет интересны в ближайшем будущем, пока невозможно. А задержать дыхание и переждать, пока “наплывает” - не выход.
- Еще до пандемии перед компанией стоял вопрос в предоставлении стабильности сервиса и производства проектов при условии тиражирования и масштабирования, в формировании технологии, а не хранении знаний отдельными сотрудниками. Накопился объем знаний - по проектам, приемам, документам. Данные оцифровали, оформили и разложили буквально до состояния франшизы с использованием современных цифровых платформ.
Взаимодействие с сотрудниками, как поддерживать сотрудников в кризисные времена. Эксперт - Екатерина Спектор, основатель и CEO event-агентства Katana event
- В новом политическом контексте многие компании поставили на паузу мероприятия (не все готовы проводить тимблидинги).
- Емкость отрасли уменьшилась, многие зарубежные компании вышли с рынка, а количество агентств осталось.
- Event-агентства могут обратить внимание на HR, внутриком.
- Ранее использовали стандартные инструменты для повышения счастья сотрудников - ДМС, такси, спорт. В 2020 году предложили новый продукт для одного из клиентов - bodymindsoul, “гедоностическую адаптацию к плюшкам” - в рамках продукта прокачивали мозг, тело и дух сотрудников. Результат - адаптировали сотрудников к нестабильной ситуации на рынке, в компании появилась позиция wellbeing manager.
- Сейчас кейс адаптирован, на основе него создали коробочное решение для других брендов, включая доступ к различным спикерам и лидерам мнений.
Опыт организации мероприятий для узкой ниши Эксперт - Сергей Александров, ген.директор “Международный мебельный консалтинговый центр”
- базой знаний из различных материалов, в том числе инструкций к действию (ссылки на кейсы, описание сценариев развития событий в экономике)
- модерированием телеграм-чата с топ-менеджерами и владельцами компаний с закрепленными правилами (удаление за неактивность, наличие платной подписки для “читающих”, но не участвующих в деятельности канала; правила работают и позволяют генерить классные идеи)
- еженедельной рассылкой новостей по рынку, включая данные/статистику от ряда партнеров для понимания, что ждет отрасль
организацией сессий и круглых столов для обсуждения проблем отрасли
Поиск дополнительных ресурсов внутри компании. Эксперт - Марьяна Гвоздовская, генеральный директор “Сервис событий С4”
- Отталкиваемся от своих болей - в определенный период важно было сохранить системность при росте бизнеса.
- Пришли к автоматизации, чтобы облегчить работу и сделать так, чтобы не пришлось повторять то, что надо повторять (новым сотрудникам, в частности).
- Автоматизация через интегрирование бизнес-процессов в CRM. Как результат - масштабирование бизнеса без увеличения штата, продажа новой услуги - финансовой и юридической поддержки - за счет налаженности и прозрачности процессов.
Как собирать тысячи участников и делегатов на мероприятия федерального масштаба в текущих условиях. Эксперт - Алина Нечаева, директор фонда "Ресурсы"
- Под конкретный проект нарезаются задачи.
- По завершении каждого проекта каждый сотрудник оставляет цифровой след - поэтапное описание всех задач, выводов и рекомендаций.
- Подход Алины - максимальное обезличивание проекта. Так, есть общая почта, шаблоны писем. Выстроены отношения с партнерами - программными, организационными и др. Таким образом, проекты на завязаны на конкретных сотрудников.
- Регулярно режутся косты и автоматизируется все, что можно.
- Все инструкции, скрипты и пр. хранятся в электронном формате на базе современных инструментов.
- Привлечение волонтерского труда, взаимодействие с вузами - студенты с горящими глазами часто выдают нестандартные решения и закрывают множество мелких операционных задач.
Критерии успешных мероприятий ЛОТПП. Эксперт - Елена Владимировна Дюкарева, вице-президент ЛОТПП (Ленинградская областная торгово-промышленная палата)
- Формат мероприятий - гибридный (к этому формату приучила пандемия).
- Ключевой фактор успеха современных мероприятий - контент и приглашенные гости и спикеры. Важно давать качественный практичный контент, а также время для нетворкинга.
Ответы на вопросы, прозвучавшие в рамках блока “Вопрос-ответ” онлайн-встречи
Елена Владимировна Дюкарева: Необходимо вступить в члены палаты. Для этого: заполнить анкету, выбрав сферу деятельности (в палате общение происходит по отраслевому признаку), подписать, отправить документ на электронную почту, оплатить счет и получить членский билет. Далее становятся доступны рассылка на анонс мероприятий и участие в них, пакет для новых участников, скидка на коммерческие услуги ТПП.
Мария Абдрахимова: Мы рассылаем дайджесты для наших клиентов с 2020 года. Это итоги нашего сотрудничества за месяц и полезный материал: изменения законодательства и меры поддержки отраслей, заметные кейсы в индустрии маркетинга и event, календарь мероприятий отрасли, наши авторские публикации на профессиональных порталах и статьи стейкхолдеров отрасли.
Персонализированный контент - то, что интересно клиентам - не раздражает. Наоборот, это воспринимается как “заботинг”. Мы, как ивент-агентство, видим свою ценность не только в нашей работе - организации мероприятий для клиентов, но и в некой просветительской деятельности. В агентстве концентрируется экспертиза по маркетингу, ивентам, креативу. Мы работаем с разными отраслями бизнеса, ловим обратную связь и тренды на стыке этих отраслей. Мы - участники профессиональных ассоциаций и получаем GR-новости от правительственных структур. Так почему бы не делиться этой экспертизой с клиентами?
Мария Абдрахимова: Для креативных профессионалов Be Brand создал проект bebrandfreelance. Его цель - напрямую связать заказчиков тактических задач с проверенными профессионалами!
Мы сделали этот канал из двух соображений: 1. Не всегда агентству выгодно брать единичные задачи (например, нарисовать баннер, написать текст рассылки, сверстать сайт). Проще посоветовать прямого исполнителя. 2. Профессионалам отрасли: креаторам, дизайнерам, ивентерам нужна работа. Им нужна возможность зарабатывать и развиваться в отрасли, чтобы остаться в профессии, а не уйти в более стабильные направления, например ритейл или производство. Сейчас на фоне спада проектов такая поддержка особенно необходима.
Механика простая: если вы ивент или маркетинговое агентство, и вам нужны фрилансеры на отдельные задачи проекта, в канале вы найдете и выберете фрилансеров. Если вы фрилансер, вы сможете откликаться на заявки и зарабатывать на исполнении. Регистрируйтесь через бота в Телеграм @bebrandfreelance_bot и работайте вместе.
Сергей Александров: Яндекс.документы. Google doc предлагает опция формирования архива и скачивания на локальный диск, далее все данные легко импортируются в Яндекс.документы.
Анна Демидова: Юридически вы можете:
- оформить сотрудника на 50 процентов ставки в два юр.лица
- платить часть ставки перечисляя за услуги предоставления персонала на юр.лицо вашим партнерам
- платить часть ставки на ИП или счет самозанятого, если таковые имеются у сотрудника
- не оформлять это никак юридически, если у вас хорошие взаимоотношения с вашими партнерами, и просто следить за равным распределением ресурсов между вами.